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GoDB

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Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zur »ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« erläutert die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Dabei wird wiederholt auf die Behandlung von E-Mails Bezug genommen. Die wichtigsten Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten sind in den folgenden zehn Merksätzen dargestellt.
1 E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD aufbewahrungspflichtig. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
2 E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
Als originär elektronische Dokumente, die elektronisch Eingang ins Unternehmen finden, sind E-Mails den GoBD entsprechend ausschließlich elektronisch aufzubewahren. Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen.
3 Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
Soweit die steuerrelevante E-Mail Dateianhänge enthält, sind diese grundsätzlich im Originalformat aufzubewahren. Soweit eine Konvertierung – etwa in ein Inhouse-Format – erfolgt, dürfen die Auswertungs- bzw. Recherchemöglichkeiten nicht einschränkt werden. Soweit E-Mails verschlüsselt werden, sind diese auch unverschlüsselt aufzubewahren.
4 E-Mail lediglich als Transportmittel
Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei dient (z. B. Rechnung) und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, muss diese E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht dann entsprechend den GoBD aus.
5 E-Mails sind zu indexieren Von besonderer Bedeutung im E-Mail-Kontext ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden. Ohne zusätzliche manuelle oder automatische Maßnahmen stellen die Ordnungs-strukturen einer typischen E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar.
6 E-Mails sind unverändert zu archivieren
Die GoBD führen aus, dass die reine Ablage von Daten oder elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Entsprechend gilt, dass die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen grundsätzlich nicht ausreicht. Hier bietet sich in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und Komplexität der Einsatz entsprechender Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme an, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. Nachvollzug von Änderungen entsprechend deutlich einfacher geleistet werden kann.
7 Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
Den GoBD entsprechend muss bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail stets darauf geachtet werden, dass auch das neue Format volltextrecherchierbar bleibt und die Recherchemöglichkeiten im Vergleich zum Urformat nicht eingeschränkt werden. Soweit der E-Mail Anlagen (sog. Attachments) beigefügt sind, ist darauf zu achten, dass der Dateianhang in Abhängigkeit vom Format entsprechend seine maschinelle Auswertbarkeit behält. Dabei müssen grundsätzlich auch die E-Mail-Attribute bzw. die E-Mail-Eigenschaften erhalten bleiben, wenn diese steuerliche Bedeutung besitzen.
8 Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sach-verständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben (Versionierung) und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
9 E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff Die GoBD beinhalten die erweiterte Sichtweise, dass die maschinelle Auswertbarkeit neben mathematisch-technischen Auswertungen auch Volltextsuchen sowie Auswertungen im weitesten Sinne (z. B. Bildschirmabfragen) umfasst. Damit geht einher, dass die Außenprüfung künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen darf. Hierbei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche E-Mails zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Vor diesem Hintergrund sind E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht steuerrelevanten oder gar privaten E-Mails aufzubewahren.
10 Rechnungen als E-Mail sind zulässig
Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass auch E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen. Soweit die E-Mail dabei lediglich als Briefumschlag dient, mit deren Hilfe eine Rechnung transportiert wird (z. B. pdf-Datei), muss die E-Mail den GoBD entsprechend nicht gesondert aufbewahrt werden. Soweit sich aus der E-Mail jedoch ergänzende Angaben zur Rechnung ergeben (z. B. abweichende Zahlungskonditionen), ist die E-Mail ergänzend zu archivieren.



Diese Publikation stellt eine allgemeine unverbindliche Information dar. Die Inhalte spiegeln die Auffassung im Bitkom zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wider. Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, besteht kein Anspruch auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und/oder Aktualität, insbesondere kann diese Publikation nicht den besonderen Umständen des Einzelfalles Rechnung tragen. Eine Verwendung liegt daher in der eigenen Ver des Lesers. Jegliche Haftung wird ausgeschlossen. Alle Rechte, auch der auszugswei Vervielfältigung, liegen beim Bitkom.
Verfasst im Bitkom-Arbeitskreis ECM Compliance und im VeR-Arbeitskreis Qualität | Juni 2015 Stefan Groß, Peters, Schönberger & Partner mbB | Thorsten Brand, Zöller & Partner GmbH




Hier der Wahnsinn kurz von Lexware, einem führenden Software-Anbieter, zusammengefaßt:

GoBD – Was heißt das? >
Was bedeuten die GoBD?
Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.
Klingt nach viel Bürokratie und Zusatzaufwand
Keine Angst! Mit lexoffice können Sie die GoBD ganz einfach einhalten. Im Kern beantworten die GoBD folgende Fragen:
Wann muss gebucht werden?
Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?
Auf welche Arten kann ein Betriebsprüfer zugreifen?
… und so weiter – das alles wird festgelegt. Sämtliche steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler werden detailliert erläutert.
GoBD – Steuerlich relevante Belege digital archivieren >
Steuerlich relevante Belege digital archivieren
Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege vorlegen zu können.
Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Bei einer Betriebsprüfung müssen sie dem Finanzamt vorliegen – worauf wird der Betriebsprüfer achten? Folgende Anforderungen stehen in der GoBD:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.
Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.
Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen so gespeichert werden dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.
Von den GoBD betroffen ist übrigens nicht nur das Finanzbuchführungssystem, sondern es sind auch die Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem mit den Regelungen gemeint, Sie sollten also sämtliche Prozesse auf Einhaltung prüfen.
Die GoBD werden regelmäßig angepasst und die letzte Änderung gilt seit dem 01.01.2016. Diese neuen bürokratischen Aufgaben zu bewältigen ist eine Aufgabe, die jetzt auf jeden Unternehmer zukommt, doch profitieren Sie natürlich auch sonst von der Digitalisierung all Ihrer Geschäftsprozesse mit lexoffice: Die Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an, wenn alle Unterlagen ordnungsgemäß digital archiviert wurden!
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, finden Sie als PDF zum Download direkt beim Bundesfinanzministerium.
GoBD – Das 4 Säulen Modell >
Das Vier-Säulen-Modell der GoBD
Die umfangreichen Anforderungen, die die GoBD an den Steuerpflichtigen stellen, werden mithilfe des Konzeptes des sogenannten “Vier-Säulen-Modells” klarer strukturiert und können somit einfacher eingehalten werden. Spezielle Software wie lexoffice unterstützt dies. Zu einem durchdachten Kontroll- und Protokollumfeld kommen hierbei die Dokumentation aller relevanten Geschäftsvorfälle – zum Beispiel durch lexoffice -, die Integrität der verwendeten Daten (zum Beispiel der Stammdaten) und die Migrationsbeständigkeit, die alle Aufzeichnungen auch bei Änderungen im Bereich der EDV stabil archiviert und verwaltet. Baut die IT eines Unternehmens mithilfe von lexoffice auf diesen vier Säulen auf, sind die GoBD umso einfacher zu erfüllen. Denn eine spezialisierte und gleichzeitig leistungstarke Software wie lexoffice bietet wertvolle Unterstützung rund um die professionelle Umsetzung der GoBD in der täglichen Unternehmenspraxis.
GoBD – Wichtige Kernaussagen >
Die wichtigen Kernaussagen der GoBD
Datensicherheit und Unveränderbarkeit:
Alle ins System eingegebenen Daten müssen, zum Beispiel durch regelmäßige Sicherung oder Historisierungen, laut GoBD wirkungsvoll vor Verlust und einer nachträglichen Änderung geschützt sein. Bei lexoffice wird dies gewährleistet z.B. durch tägliche automatische Datensicherungen und mehrfach redundante Datenspeicher, Schutz vor nachträglichen Änderungen durch Festschreibung, automatische Festschreibung bei der Übermittlung der USt.-Voranmeldung
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die digitale Dokumentation muss laut GoBD die Nachvollziehung der Geschäftsvorfälle durch einen sachkundigen Dritten erlauben. Dafür sorgen bei lexoffice zeitnahe Erfassung und Leserlichkeit, sowie eine automatische buchhalterisch korrekte Journalisierung im Hintergrund, die Sie sich jederzeit in der Buchungsübersicht und der Kontenübersicht ansehen können.
Vollständigkeit: Die erforderlichen Daten müssen durch die GoBD aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht lückenlos vorhanden sein. Mit lexoffice können Sie das ohne großen Aufwand realisieren, indem Sie einfach all Ihre Belege direkt in lexoffice hochladen oder mobil von unterwegs mit der lexoffice Scan App erfassen. Rechnungen die Sie in lexoffice erstellen sind ebenfalls buchungsrelevante Belege, diese werden im Hintergrund automatisch korrekt verbucht.
Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen laut GoBD die tatsächliche Abbildung der so stattgefundenen Geschäftsvorfälle gewährleisten. Hier haben Sie eine Eigenverantwortung, da Sie dafür Sorge tragen müssen, dass alle Belege die Sie in lexoffice hochladen auch den originalen Belegen entsprechen (z.B. Prüfung auf Vollständigkeit der erfassten Seiten, Lesbarkeit). Bei der Erfassung der Belege hilft Ihnen lexoffice durch automatische Vorschläge der geeigneten Kategorien und durch automatische Prüfungen von z.B. IBAN, BIC, Steuernummer, USt.-ID
Zeitgerechtheit: Geschäftsvorfälle sind beispielsweise mit lexoffice am besten zeitnah und immer im zeitlich richtigen Rahmen zu verbuchen. Das gilt insbesondere für die Frage, in welche Periode ein Geschäftsvorfall tatsächlich fällt. Am einfachsten halten Sie dies ein durch regelmäßige Erfassung Ihrer Belege in lexoffice. Sollten Sie mal etwas vergessen, erinnert Sie lexoffice daran, dass ggf. eine korrigierte USt.-VA an das Finanzamt notwendig ist. Und lexoffice kümmert sich automatisch um die periodengerechte Verbuchung.
Ordnung: Die digitalen Aufzeichnungen, zum Beispiel mit lexoffice, müssen nach den GoBD so übersichtlich erfolgen, dass auch ein Dritter sich schnell einarbeiten und in einer angemessenen Zeit die Unternehmenslage überblicken kann. So lange Sie lexoffice nutzen ist dies automatisch gewährleistet. Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie alle Buchhaltungsdaten im speziellen Betriebsprüfer Datenexport zur Verfügung stellen. Sie können dem Betriebsprüfer auch direkt Zugriff auf lexoffice geben, so dass dieser dort die ordentliche Buchung prüfen kann. Die Konten- und Buchungsübersichten sind so gestaltet, dass Sie alle GoBD Anforderungen erfüllen. Zusätzlich kümmert sich lexoffice darum, dass alle Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Unveränderbarkeit: Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden. In lexoffice können Sie dies sehr einfach sicherstellen, indem Sie Ihre Buchungsdaten in der Buchungsübersicht regelmäßig festschreiben. Spätestens mit der Übermittlung der USt.-VA an das Finanzamt schreibt lexoffice die Daten automatisch fest.
GoBD – Vorsicht bei E-Mails >
Die E-Mail als Sonderfall – mit lexoffice erfassbar
In vielen Branchen beziehungsweise Unternehmensbereichen wird die E-Mail aus Gründen der Zeit- und Kostenersparnis dem Postweg vorgezogen. Immer dann, wenn die Mail einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, ist sie aufgrund ihrer Relevanz für die steuerliche Erfassung und Behandlung selbstverständlich in Einklang mit den GoBD zu archivieren. Mit lexoffice empfehlen wir Ihnen, in E-Mails lediglich die Standardtexte zu verwenden. Inhaltlich wichtige Informationen sollten Sie in die Rechnung selbst hineinschreiben, die lexoffice automatisch für Sie archiviert.
GoBD – Sanktionen bei Missachtung >
Mögliche Sanktionen bei Missachtung der GoBD
Die Unternehmen hatten nach Maßgabe des Finanzministeriums bis zum Ablauf des Jahres 2016 Gelegenheit, ihre IT und Organisation auf die Anforderungen der GoBD, beispielsweise mit Unterstützung geeigneter Softwareprogramme wie lexoffice, abzustimmen. Ab Januar 2017 müssen Steuerpflichtige bei Missachtung der GoBD mit zum Teil empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formalen Fehler bei den GoBD ist es möglich, dass die beweisende Aussagekraft der unternehmenseigenen Buchführung angezweifelt wird. Im schlimmsten Fall wird die betroffene Buchführung des Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit den GoBD dann einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen dann aufgrund einer Schätzung ermittelt. Nicht selten ist dies ein Vorgang, der wegen der Missachtung der GoBD zum Nachteil des Steuerpflichtigen geschieht.
GoBD – Software und GoBD >
Software Programme und die GoBD
Immer wieder vertreten Unternehmer das Argument, ihrer Buchführung mühelos und GoBD-konform mit gängigen Office-Programmen wie Microsoft Word oder Excel nachkommen zu können. Doch werden diese Programme – vor allem im Vergleich mit einer Spezialsoftware wie lexoffice – genauer unter die Lupe genommen, fallen die Grenzen dieser einfach scheinenden Lösungen im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD deutlich auf. Ausgangsbelege wie Angebote oder Rechnungen sind im Gegensatz zu lexoffice Nachhinein noch veränderbar, werden häufig nicht wie bei lexoffice zeitnah archiviert oder sind einfach nicht lückenlos vorhanden, wenn es an den Jahresabschluss geht. Eine GoBD-konforme Software wie lexoffice unterstützt Sie hier bestmöglichst. Damit sparen Sie sich Aufwand und Ärger.
Hilfreiche Software lexoffice – GoBD testiert
Viele Unternehmer ohne ein Programm wie lexoffice fühlen sich angesichts der Vielzahl der neuen Regelungen der GoBD überfordert. Die Online-Software lexoffice ist in diesen Fällen einer wertvolle Hilfe rund um die Einhaltung der GoBD, die dem Laien wie ein Dschungel aus Vorschriften erscheinen. Das Programm lexoffice ist GoBD testiert. Das bedeutet, lexoffice unterstützt Sie bei sachgemäßer Anwendung, empfindliche Sanktionen und Verstöße gegen die GoBD zu vermeiden.
Mit lexoffice können Sie die wesentlichen Vorschriften der GoBD konsequent und nachprüfbar einhalten. Das beginnt bei der lückenlosen und unveränderbaren Speicherung aller steuerrelevanten Buchungen beziehungsweise Belege durch das GoBD-testierte lexoffice und geht über die erforderliche Kenntlichmachung von Änderungen bis hin zu einer kontinuierlichen Anpassung der Software lexoffice im Falle neuer rechtlicher Vorschriften in Bezug auf die GoBD. Durch die GoBD-Testierung entspricht lexoffice den Anforderungen des Bundesfinanzministeriums an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher.


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