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Gesetzliche Reglementierung !!!

E-Mail Archivierungsreglement

Die GoBD Schonfrist ist abgelaufen!



Die Schonfrist ist für Unternehmer in Deutschland ist seit Ende 2016 endgültig abgelaufen. Im Rahmen einer betrieblichen Prüfung kann das Finanzamt Einsicht in Elektronische-Daten fordern um die GoBD-Richtlinien aktiv zu prüfen. Sofern die Daten nicht nach den geltenden Gesetzen aufbewahrt werden, können hohe Geldstrafen erhoben werden. Was bei Registrierkassen für noch mehr Aufregung sorgte, weil viele, wenn auch noch nicht so alte Geräte, diese geforderte Funktion noch nicht erfüllen konnten, wurde der Unternehmer dazu verpflichtet, eine neue Kasse zu kaufen. Geht es jetzt um den Buchhaltungsrelevanten Mail-Verkehr. Meistens kommt das böse Erwachen erst zur Finanzprüfung, wenn der Prüfer die Archivierten Mails einsehen will.


Sind Sie schon auf der sicheren Seite?

Worum geht es?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.
Die Anwendung der Grundsätze bezieht sich ausdrücklich auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten und gilt für Steuerpflichtige, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO, hier zum Beispiel § 90 Abs. 3 sowie §§ 140,141 AO) und den Einzelsteuergesetzen (zum Beispiel § 4 Einkommensteuergesetz) zur steuerlichen Buchführung verpflichtet sind. Daher sind auch die Aufzeichnungspflichten für die Steuerpflichtigen eingeschlossen, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen und ansonsten nicht buchführungspflichtig sind. Die GoBD gelten auch für die Nebenbücher, wie zum Beispiel Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Warenwirtschaftssysteme.

Was muss archiviert werden?
Jegliche Korrespondenz in der ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen
oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege und Verträge. Diese Vorschrift gilt auch wenn diese per E-Mail versendet werden. Dabei gilt es zu beachten, dass auch die Anhänge einer E-Mail archiviert werden müssen, wenn diese ohne die Anlage unvollständig oder unverständlich ist.

Was sind die Besonderheiten?
Die Aufbewahrung muss manipulationssicher sein. Das heißt, Zugriffe müssen revisionssicher protokolliert werden. Die Dokumente dürfen nicht gelöscht oder verändert werden.
Die Dokumente müssen jederzeit verfügbar sein. Fremdzugriffe oder eine unbeabsichtigte Vernichtung oder Beschädigung beispielsweise durch Brand muss ausgeschlossen sein. Die Aufbewahrungsart muss jederzeit gewährleisten, dass die Dokumente gefunden und eingesehen werden können.
Alle Dokumente müssen maschinell auswertbar sein, die Aufbewahrung in Papierform oder Mikrofilm ist im Sinne dieser Bedingung nicht ausreichend.

Was müssen Sie tun?
Die gute Nachricht ist: Sie müssen gar nichts tun. Auf Ihren Wunsch hin kümmern wir uns um alles. Kontaktieren Sie uns direkt für ein Beratungsgespräch:
Büro Zanker GmbH Telefon: 08856-2237

 
 
 
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